Description du poste
MISSIONS DU POSTE
Le responsable des parcours et de l’accueil des patients internationaux est en charge de l’ensemble des relations avec les patients internationaux, les adresseurs institutionnels (correspondants, assurances, bureaux étrangers, etc.) et les prestataires de services (ex : conciergerie). A ce titre, le responsable des parcours internationaux :
• Il met en place les partenariats nécessaires à la structuration des filières de prise en charge et au meilleur accueil des patients internationaux ;
• En lien avec sa hiérarchie, les services concernés et la politique de l’établissement sur la patientèle internationale, il met en place les procédures nécessaires, notamment pour assurer la chaîne de facturation et la valorisation des séjours ;
• Il coordonne également les projets et actions de développement de l’activité internationale sur site et à l’étranger si besoin.
Missions permanentes
Structurer l’accueil des patients étrangers :
Le responsable est le point de contact unique et central de l’ensemble du processus de demande de prises en charge émanant de patients internationaux. Sa mission vise à refondre les modalités de gestion des parcours des patients internationaux, en facilitant la tâche des professionnels. A ce titre, et en lien avec la feuille de route sur la stratégie internationale, il :
• Travaille à la révision intégrale du processus (organisation en lien avec le bureau des entrées et les professionnels, révision des tarifs, révision du processus de facturation, définition d’une offre de services en lien avec des prestataires si besoin, modernisation des outils de suivi, etc.) ;
• Réceptionne et centralise toutes les demandes, qu’elles soient individuelles ou institutionnelles (assurances, caisses de sécurité sociale, bureaux militaires, consulats ou ambassades, etc.) et quel que soit le canal de réception (mail, téléphone, courrier, formulaire internet, transmission de professionnels en interne, etc.) ;
• Assure la qualification et le suivi de la demande en sollicitant les services concernés et en mettant en place les outils adéquats. Il s’assure de la complétude des dossiers et renseignements clinique pour permettre aux équipes médicales d’évaluer les dossiers et de valider la prise en charge ;
• Coordonne les échanges entre le médecin, les équipes et le demandeur (individuel ou institutionnel) ;
• Coordonne le processus de facturation (transmission du devis, recueil de l’accord, lien entre le bureau des entrées et le demandeur, suivi de la facturation et gestion des réclamations et contentieux éventuels en lien avec les services ad hoc) ;
• Assure le suivi de la prise en charge avec les autres parties prenantes (documents divers, comptes-rendus traduits, ordonnances, mise en contacts avec d’autres professionnels ou partenaires de soins, etc.).
Gestion de l’accueil et de l’hospitalité :
L’accueil du patient débute dès la réception de la demande de prise en charge. Le responsable s’engage à répondre à l’ensemble des demandes dans un délai inférieur à 24h. Pour cela, il :
• Il organise les partenariats nécessaires pour assurer la gestion du transport, des transferts et de l’hôtellerie (ex : conciergerie spécialisée, partenariats avec les hôtels, etc.). Assure le suivi de cette prestation et des facturations associées ;
• Assure une prestation d’accueil personnalisée : accompagnement dès le 1er RDV, feuille de route de la prise en charge, accès à l’interprétariat en interne ou en externe ;
Suivi de l’activité et sécurisation de la chaîne de facturation et recouvrement :
Le responsable coordonne l’ensemble de la chaine de facturation et de recouvrement entre les patients ou institutionnels et l’hôpital.
Exporter l'expertise des 15-20 et développer les coopérations internationales :
• Assure la promotion de l’expertise de l’hôpital des 15-20 auprès des acteurs institutionnels français et internationaux ;
• Propose des axes de développement (nouveaux prospects, projets d’implantation à l’étranger, mise en relation avec de nouveaux partenaires) ;
• Assure le lien avec les partenaires institutionnels habituels ;
Autres détails
Profil recherché
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
Expérience particulière souhaitée :
Expérience dans le domaine de la santé et en particulier dans le domaine de la patientèle internationale. Compétence en gestion de projet et en pilotage d’activité.
Connaissances:
· Capacité d’organisation et de conduite de changement, avec un sens développé du travail collectif
· Maitrise du Français, de l’Anglais et d’au moins une langue étrangère supplémentaire
· Maîtrise de la gestion de projet
· Connaissance du fonctionnement institutionnel et administratif des établissements de santé et notamment de la fonction publique hospitalière (veille réglementaire en lien avec la fiche de poste)
· Connaissance de la gestion administrative et capacité à comprendre les parcours patients
· Maîtrise des outils bureautiques (notamment Excel, PowerPoint et messagerie)
· Maîtrise des techniques de communication, de négociation et de gestion des conflits (conciliation et médiation avec les personnels, les usagers et les patients). Appétence pour les réseaux sociaux et outils digitaux de communication
· Capacités d’analyse et de synthèse
· Capacité de reporting
SAVOIR-FAIRE et SAVOIR-ETRE
· Rigueur, autonomie et organisation, gestion des priorités
· Sens de la négociation, de l’écoute et communication, qualités relationnelles et diplomatie
· Adaptabilité, polyvalence, capacité à mobiliser de manière transversale
· Sens de l’éthique
· Curiosité intellectuelle/ouverture d’esprit et goût de l’innovation
DIPLOMES REQUIS
Formation diplômante de BAC+2 à BAC + 5 (type Master 2) en lien avec le secteur sanitaire, médico-social et social
HORAIRES DU POSTE
Quotité du temps de travail : 100 % du lundi au vendredi
Forfait jour
Télétravail possible sous réserve des nécessités de service
25 CA et 20 RTT
AUTRES PARTICULARITES
Possibilité de logement de fonction sur place
Description de l'établissement
Situé dans le 12ème arrondissement de Paris (Bastille), l’hôpital national de la vision des 15-20 est un établissement public de santé de ressort national spécialisé en ophtalmologie, reconnu internationalement dans le traitement des pathologies affectant la vision. Il assure l’ensemble des missions d’un hôpital universitaire (soins, enseignement, recherche et prévention) et propose, chaque année, une prise en charge d’excellence à près de 120 000 patients.
Structurée autour de quatre services hospitalo-universitaires d’ophtalmologie, l’organisation des 15-20 est entièrement tournée vers la prise en charge des maladies de l’œil et la pratique d’opérations chirurgicales (25 000 par an), dont 86% se font en ambulatoire.
L’offre de soins s’appuie sur trois centres spécialisés du glaucome, de la cornée (y compris chirurgie réfractive et kératocône) et de la rétine, qui complètent les consultations assurées par le centre des consultations d’ophtalmologie (CCO). Outre l’accueil de plus de 50 000 urgences ophtalmologiques 24h/24 et 7jours/7, l’hôpital propose ainsi une prise en charge de haut niveau de la majeure partie de la pathologie ophtalmologique, qu’elle soit médicale, chirurgicale ou neuro-ophtalmologique.